Hampir semua orang mengeluh terpapar krisis ekonomi dan psikologis di masa pandemi Covid-19. Akibatnya, hampir seluruh kegiatan bisnis, administrasi pemerintahan, ibadah keagamaan, sekolah, bahkan kegiatan yoga dan meditasi pun  berlangsung dengan metode daring, atau menggunakan jasa media sosial jaringan internet.

Tidak sedikit dari masyarakat dunia mengalami depresi-komunal di masa pandemi ini. Dapat diraba, bagi mereka yang mati kreativitas dan inovasi, tentulah lebih mudah terjala oleh jaring penderitaan hidup lainnya, seperti penyakit psikosomatis, PHK dini, bisnis gulung tikar, kemalasan akut, mager over dosis, kejahilan atau kemalasan menuntut ilmu- yang semakin membelenggu, dan lainnya.

Pandemi adalah masalah kemanusiaan. Tuhan tentu tidak begitu saja menantang manusia dengan ujian atau cobaan hidup, tanpa hikmah besar di baliknya. Setiap persoalan, ada jalan keluarnya. Iman dan pengetahuan adalah modal yang dianugerahkan Tuhan kepada manusia untuk mencari solusinya. Meski begitu, tetap disadari bahwa dibutuhkan alat-alat Problem Solving yang andal, sebagai produk kompleks dari fungsi kecerdasan buatan dan kognitif tingkat tinggi manusia bumi.

Lalu tools (alat) apa saja yang dapat digunakan untuk menyiasati persoalan manusia? Dengan cara apa, dan metode yang bagaimana? Sebagai catatan, tulisan ini hanyalah pemantik ide yang mengajak para pembaca untuk mengembangkannya secara mandiri dan lebih kreatif.

Ragam Tools

Di sepanjang sejarah hidup manusia, berbagai alat pengurai masalah telah diciptakan. Para pakar sepakat menamakannya dengan problem solving tools. Ada banyak alat, kerap digunakan oleh perusahaan maupun organisasi. Semua tools ini menawarkan dua hal, yaitu solusi dan produk. Solusi berupa ide dan inovasi, sedang produk berupa aplikasi android dan jasa. Beberapa di antaranya:

1-Metode Kaskade (Cascading Method)

Cascading method, atau metode kaskade, atau metode penurunan, adalah alat bantu yang digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah signifikan dalam perusahaan maupun oraganisasi. Teknik metode kaskade adalah dengan memecah-mecah masalah dan mengurainya dari besar ke kecil.

Menurut Imanuel, salah satu penyebab gagalnya seseorang dalam melakukan analisa masalah dan menyelesaikan permasalahan adalah, melakukan analisa secara general tanpa melhatnya secara detail, secara lebih spesifik (Imanuel Iman, Biar Nggak Stress karena Target, Ketahui Teknik Problem Solving Metode Cascading, sentralsistem.com).

Metode ini digunakan untuk memecahkan masalah yang kompleks, termasuk klasifikasi, perkiraan fungsi, dan masalah dinamis. Metode ini mampu melakukan berbagai tindakan pemecahan masalah, dengan teknik penjabaran sistem masalah sebelum proses, menambah keamanan operasi dan akurasi saat proses, dan perbaikan dinamika sistem pasca proses Pablo & Gonzales, Method and A System for Solving Difficult Learning Problems using Cascades of Weak Learners, 2009).

Metode ini diperkirakan sangat tua, jauh sebelum ditemukannya metode Catwoe (1967), sehingga penerapannya dianggap kurang relevan lagi. Meski demikian, metode tua ini sukses dalam desain konfigurasi pesawat supersonik dan mesin besat (Wiley Online Library).

2-Metode RCA (Root Cause Analysis)

Root Cause Analysis (RCA) adalah salah satu tool continous improvement dan metode problem solving yang bertujuan untuk mengidentifikasi akar dari masalah tertentu yang muncul pada sistem atau proses. Berbagai faktor pada metode ini bisa saja menjadi sebab dan faktor-faktor, seperti unsur alam, waktu, tempat, kondisi, sistem, dan faktor manusia.

Namun begitu, berbagai faktor pun dapat menjadi kendala sistem, dan sekaligus pendekatan RCA-nya, seperti: 1- RCA safety-based sebagai pendekatan faktor keselamatan, 2- RCA production-based yang fokus pada manufaktur, 3- RCA process-based yang ruang lingkupnya pada proses, 4- RCA failure-based yang fokus pada mesin dan maintenance, dan 5- RCA system-based yang fokus pada sistem analisis dan resiko kerja (shiftindonesia.com).

Ada lima tahapan yang dapat diterapkan dalam melakukan RCA, yaitu:  1- Tahapan define (mendefinisikan masalah), yaitu dengan mengajukan pertanyaan, apa sebenarnya yang sedang terjadi saat ini?   2- Tahap pengumpulan data yang mencakup bukti-bukti adanya masalah, tentang sudah berapa lama masalah ini telah terjadi, dan apa impact yang dirasakan dari masalah tersebut?   3- Tahap Identifikasi masalah, yaitu dengan menjabarkan urutan kejadian yang mengarah pada masalah, kondis yang terjadi, serta masalah lain yang menyertai.

Tahap identifikasi akar masalah atau tahap 4, pertanyaannya selalu mengacu pada faktor kausal, yaitu mengapahal ini bisa terjadi?   5- Tahap pengajuan dan implementasi masalah, yaitu tahap penggodokan solusi dengan mempertanyakan, usaha apa yang dapat dilakukan? Bagaimana solusi yang tepat? Siapa yang bertanggungjawab mengimplementasikan masalah? Apa risiko dari solusi ini? (shiftindonesia.com).

3-Metode CATWOE Analysis

Metode ini  diperkenalkan pertama kalinya oleh Peter Checkland, pada 1976 yang dikajinya sejak 1960. CATWOE terdiri dari beberapa tahapan, yaitu:   1- Consumen (pelaku), yang mengarahkan kreativitas ux research menganalisis apa-apa saja yang memberi pengaruh dalam produk/market/organisasi, dan bagaimana pegaruh-pengaruhnya,   2- Actors, yaitu siapa saja yang terlinbat dalam implementasi metode,  3- Transformation Process, yaitu apa dan bagaimana proses dan sistem manajemennya,   4- World View, yaitu tentang bagaimana gambaran besar dari sistem?   5- Owners, yaitu, menelusuri kepemilikan proses, dan   6- Environmental. yaitu mengidentifikasi kendala apa saja yang terdeteksi dann keterbatasan yang akan mempengaruhi solusi dan keberhasilan.

Implementasi CATOWE sama saja dengan metodelainnya yang berpusat pada pengumpulan data, infoemasi, ide dan gagasan. Semua bermula pada seberapa jeli anggota tim meramu pertanyaan yang berangkat dari masalah, menuju solusi (oursolving.blogspot.com).

4-Metode Brainstorming

Di antara problem solving tools yang akrab hingga ke telinga pelajar Indonesia, adalah brainstorming. Ditemukan pertama kali oleh Alex Faickney Osborn, yang akhirnya dikenal dengan Bapak Brainstorming.

Metode ini merupakan teknik curah gagasan untuk mencari solusi suatu permasalahan. Teknik ini sangat membantu menyelesaikan masalah dengan memilih ide terbaik dari sekian banyak ide, dianggap paling ideal, dan tidak menimbulkan permasalahan baru.

Teknik brainstorming dianggap cara tercepat untuk melahirkan ide cemerlang secara sederhana. Dapat diterapkan oleh siapa, kapan, dan di mana saja. Teknik ini dilakukan dengan secara tim, dipimpin oleh seorang leader, notulen untuk mencatat semua ide yang tercurah, dan tidak ada penghakiman saat proses curah ide. Setelah ide terkumpul barulah di adakan pemilahan ide, dengan pendekatan beberapa pertanyaan kritis (mindtools.com).

5-Metode SCAMPER

Scamper atau gabungan dari tujuh teknik sederhana, yaitu 1- Substitute, yaitu mengganti komponen pendukung, bahan, SDM, dan komponen lainnya,  2- Combine, yaitu usaha mengkombinasikan produk-produk yang ada di pasar, 3- Adapt, yaitu upaya mengubah dan menyesuaikan produk,  4- Modify, yaitu upaya menambah atau mengurangi skala, bentu, dan modfikasi produk  5- Put to Another Use, yaitu menggunakan produk untuk manfaat yang lain, 6- Eliminate, atau upaya menyederhanakan elemendan komponen produk, dan 7- Reverse, yaitu upaya mengatur ulang prototype pasca evaluasi.

Metode kreatif yang diperkenalkan oleh Alex Osborn ini, disusun kembali oleh Bob Eberle di awal 1970 an, dengan tujuan mengembangkan kreativitas usaha yang mengalami penurunan produktivitas, serta pengembangan produk baru yang lebik unik.

6-Metode Design Thinking

Design thinking adalah metode penyelesaian masalah yang berorientasi pada produk, prototipe, maupun jasa. Di antara tools yang ada, design sprint merupakan metode tercepat untuk dapat menciptakan solusi-berbentuk, dengan alokasi waktu enam hari, atau bahkan enam jam saja, dalam enam tahapan, yaitu: 1- tahap memahami masalah (understand), 2- menentukan masalah (define), 3- tahap variasi (diverge), 4- konvergensi (decide), 5- tahap purwa rupa (prototype), 6-tahap validasi (validate).

Pada tahapan understanding, anggota tim dituntut mendalami dan mengidentifikasi masalah yang diajukan dengan baik dan benar, sesuai sudut pandang kecakapan maupun secara bebas. Pada tahap ini, anggota tim diharapkan mengumpul data, ide, dan gagasan sebanyak mungkin. Tahapan dilanjut dengan tahap define, yaitu tahap pendefinisian masalah, awal hingga akhir proses.

Di tahap diverge, tim dituntut mencari solusi baik berupa gagasan, pendangan, maupun ide. Pada tahap ini, teknik brainstorming difungsikan. Setelahnya, di tahap decide, Ide-ide yang disepakati siap dipilah, dan memilih satu ide paling cemerlang, hingga mengantar pada tahapan purwa rupa, atau perancangan bentuk produk (prototype). Adapun produk hanya dapat dipasarkan pasca validasi oleh user atau tahap pengujian. Pada bahasan yang lebih luas, diperlukan penjelasan lebih terkait kepuasan konsumen (ux research).

Dalam perngembangannya, design thinking bahkan mampu menyelesaikan masalah dalam rentang waktu dua jam, dengan lima tahapan saja. Metode ini pun disebut design sprint. Kekuatan metode ini terletak pada kemampuan tim solidnya.

Adapun persiapan yang perlu dilakukan adalah, 1- pembentukan tim yang terdiri 3 hingga 4 orang per kelompok, meliputi kecakapan leader, bisnis, IT, dan seni (design). Biasanya, alat tambahan yang disertakan berupa sticky notes, voting dot sticker, kertas A4, spidol papan, pensil, notes, whiteboard, kertas warna, dan stopwatch.

Tulisan ini hanyalah pemantik awal terkait bagaimana manusia mestinya mampu memanfaatkan dan mengusahakan cara-cara manusiawi dalam penanggulangan wabah pandemi dan persoalan lain. Tantangannya adalah dapatkah alat-material ini menyelesaikan problem-problem sosial dan psikologis dampak covid-19? Di sinilah kreativitas manusia dibutukan untuk berkolaborasi dengan akal dan imannya. (srsiola, founder Makassar Inspira School)

***

Kelas-kelas gratis yang disarankan untuk dikunjungi:

1-Google Design Sprint

2-Codex Telkom Indonesia

3-DILo Telkom seluruh Indonesia

4- mindools.com

 

Ilustrasi: https://www.industryweek.com/operations/continuous-improvement/article/21128859/better-problemsolving-through-perseverance